De la fiche de paie numérique au bon d’achat pour l’essence : pour Frachtlotsen GmbH, LOLYO est un moteur pour l’efficacité et pour un meilleur échange avec les conducteurs. L’entreprise participe ainsi activement à la transformation numérique dans le secteur d’activité de la logistique.
Frachtlotsen GmbH de Schwarzenbruch (Allemagne, à côté de Nuremberg) est synonyme de solutions logistiques innovantes. Avec une équipe de 170 collaborateurs, dont de nombreux chauffeurs internationaux, l’entreprise mise sur les technologies les plus modernes et durables. Lorsque la communication via WhatsApp et via téléphone a atteint ses limites, Frachtlotsen a décidé d’emprunter de nouvelles voies numériques : et s’est ainsi retrouvé sur la voie numérique rapide avec l’application pour les employés LOLYO.
Une communication bouchée comme les routes aux heures de pointe
« WhatsApp était certes pratique pour pouvoir échanger, mais ce n’était pas une solution judicieuse pour des raisons de protection des données », raconte Jochen Pressel, fondé de pouvoir et directeur des ressources humaines lors de son interview. Diffuser des informations par téléphone était aussi fastidieux qu’inefficace, surtout lorsqu’il s’agissait de nouveautés ou de mises à jour urgentes. « Nos chauffeurs sont sur la route toute l’année, ne viennent que rarement au bureau et parlent beaucoup de langues différentes », explique le directeur Udo Mattern. La barrière de la langue a donc rendu l’échange encore plus difficile. À ceci s’ajoutent les différentes horaires de travail – joindre un chauffeur de nuit alors que les personnes au bureau travaillent de jour était une difficulté qui compliquait une communication constante.
Boîte aux lettres électronique et traduction automatique
C’est ainsi que l’entreprise a cherché une solution pour connecter tous les collaborateurs de manière rapide et simple entre eux. Après des recherches intensives et une comparaison des différents fournisseurs, la décision s’est portée sur le réseau social d’entreprise LOLYO. « Nous ne voulions pas de solution que nous avions à développer nous-mêmes, cela aurait été trop compliqué », explique M. Mattern. « LOLYO nous a offert exactement ce dont nous avions besoin – la boîte aux lettres électronique et la fonctionnalité de traduction automatique nous ont particulièrement convaincus ».
Lancement de l’application réussi
Après le lancement de l’application il y a trois ans, les premiers retours positifs sont arrivés. « La fiche de paie a été la clé – chacun souhaitait la voir et cela a directement augmenté l’acceptation » explique M. Pressel. Les chauffeurs ont reçu des téléphones pro préconfigurés pour l’application et un collègue était disponible pour répondre à toutes les questions concernant l’utilisation de l’application. Ce suivi personnalisé a permis de garantir le bon fonctionnement du lancement de l’application.
Raccourcit vers l’efficacité
Avant l’application, le calcul des salaires était un processus compliqué qui demandait beaucoup de papier. « Maintenant que tout est réalisable numériquement, cela nous permet d’économiser du temps et du papier », se réjouit Mattern. Les bons d’achats pour l’essence peuvent également être envoyés numériquement via la boîte aux lettres électronique de l’application. « C’est non seulement plus écologique, mais également beaucoup plus rapide. »
Le pied sur le plancher jusqu’à l’objectif
« Au début, notre programme de salaire n’était pas compatible, les formats n’étaient pas les bons », se souvient M. Pressel. Mais l’équipe de LOLYO a rapidement apporté son aide : « un script fut programmé pour convertir les fiches de paie dans le bon format. » Cette solution flexible a été pour Frachtlotsen la preuve qu’ils avaient choisi le bon partenaire.
Projets d’avenir : encore plus de post-scriptum pour l’application
Frachtlotsen ne se reposent pas sur leur lauriers : « Nous voulons aller encore plus loin et intégrer des interfaces API » annonce M. Mattern. Avec une telle interface, les processus comme la gestion des bons d’achat pour l’essence pourraient être encore plus efficaces, car les données pourraient être importées directement dans Excel. « Moins de travail manuel signifie encore plus d’efficacité. »
Ainsi l’application reste sur la voie rapide
Le conseil d’Udo Mattern pour les autres entreprises est clair : « l’application doit être un moyen de communication officiel pour qu’elle soit vraiment utilisée. » Il est selon lui également important de vérifier régulièrement les fonctionnalités de l’application pour utiliser tout son potentiel. « Si l’on ne se lance qu’à moitié, on n’exploitera jamais pleinement le potentiel. » conclut M. Mattern.